Todos recordamos nuestra primera semana de trabajo y sabemos que cinco días dan para mucho. Como compañía tenemos que tener esto en cuenta, pero también a estas alturas el trabajador ya debe de tener unos cuantos aspectos adheridos: como saber cuál es la misión y objetivos de la compañía, conocer cuáles son sus objetivos según su manager y tener relación con algunos de sus nuevos compañeros. Recordar que es muy importante trabajar la sociabilización entre el equipo, de manera que logremos que el nuevo empleado se sienta incorporado a nuestro equipo desde el primer momento. El onboarding en el contact center será clave para lograr una buena impresión en el empleado.
Estos primeros días son importantes, por eso hay que tener en cuenta distintos aspectos para acompañar y ayudar a superar el primer mes de nuestro nuevo empleado:
Crear un employee journey map
Necesitamos que el proceso de onbording sea homogéneo en toda la compañía, pero también que esté adecuado a cada una las necesidades de cada departamento y área. Por eso es importante e imprescindible, trabajar con una herramienta que nos permita planificar bien cada paso. Esa herramienta es, sin duda, el employee journey map. Esta herramienta nos va a permitir estructurar y dosificar cada una de las experiencias e interacciones que queremos manejar con nuestro nuevo empleado y crear un check list para revisar que no se pierde ninguno paso por el camino y que todas las áreas tienen la capacidad de tener una experiencia compartida.
Sobresaturación de información
Uno de los principales errores que cometen las compañías es sobresaturar de información a las personas que se acaban de incorporar. Todos tenemos procesos, procedimientos e información que queremos trasladarles como compañía, y cuanto antes mejor, porque nosotros ya cumplimos con nuestro check list. Pero recordar que somos personas y hay que vigilar con la sobresaturación de información. Si no, al final toda esa información no va a servir para nada y se acabara perdiendo durante el proceso.
El manager
Al igual que en cualquier otro aspecto de la compañía, una de las piezas claves durante el proceso de onboarding y dentro de estos primeros días es el manager. Debemos de asegurarnos de que nuestro manager tenga claro que debe sacar cada día, sin excusas, al menos cada día, 5 minutos para hablar con la nueva incorporación, de esta manera se hablarán de los objetivos, de las formas de hacer, de la estructuración, del qué y el cómo.
Conocer todos los departamentos
En un entorno de teletrabajo es crítico saber salvar los guetos, los confinamientos y los silos. Si estas situaciones ya los tenemos presentes durante el trabajo presencial, imaginaos ahora con el teletrabajo. Por eso, es importante que, durante esas primeras semanas de trabajo, el nuevo trabajador reciba el conocimiento y tenga relaciones con otras áreas, con otros departamentos y también con las nuevas incorporaciones. Todas las personas que forman parte de tu compañía forman una pequeña sociedad, por lo tanto, de igual manera todos deben conocerse sistemáticamente, en la manera posible y generar espacios donde una manera informal tengan esas conversaciones sociales.
La imagen
Este tip es más específico para el teletrabajo, cuando tengáis una nueva incorporación procurar sacar una fotografía de esa persona y una pequeña bio sobre él/ella. De esta manera, podéis difundirlo y publicarlo, que esté las herramientas, en el mail, en el teams de turno y que todo el mundo sepa el rostro que tiene nuestra nueva incorporación al equipo. Esto nos permite que no haya sorpresas y que todos sepan vincularse y vehicularlo a través de imagen.
No desentenderse del nuevo empleado
Uno de los errores que más cometen las compañías con el proceso onbording, es desentenderse del trabajador a partir de la primera semana de la incorporación, especialmente en teletrabajo esto no vale. Durante el teletrabajo debemos acompañar a ese trabajador de manera que nos aseguremos que está integrado socialmente, laboralmente y personalmente, porque esto además nos ayudará a que sea productivo antes y su nivel de vinculación con la compañía persista en el tiempo.
Hay que tener en cuenta que el primer mes, es el mes de las preguntas. Le hemos bombardeado con tal cantidad de información y ha conocido a tal cantidad de personas que lo que tiene son cuestiones por resolver, es importante que en este primer periodo nos aseguremos de que el manager tiene el tiempo suficiente para reunirse semanalmente con ese nuevo empleado y entregarles sus feedback de desarrollo, pero también es muy recomendable que actúe una segunda parte. Esa segunda persona, ya sea recursos humanos u otra área, se reunirá también con el empleado una vez al mes, sobre todo durante el primer mes. Y le entregará un feedback mucho más holístico, mucho más global, que le permita asentarse dentro de la compañía y dentro de la estructura y la organización.
Cultura
Después de un mes dentro de la compañía, esa persona ya debería estar impregnada y conocer la cultura de la compañía. Os recomendamos que tengáis una reunión, a ser posible con el área de recursos humanos o con un directivo de la compañía, para chequear que eso es así, que se conoce el propósito y que le permite dar ese estilo, esa diferenciación, esa forma de hacer que tanto habéis trabajado dentro de vuestra organización.
Procesos
Es cierto que durante la primera semana de trabajo no es recomendable avasallar con mucha información a esta nueva incorporación. Pero sí, es importante que durante el primer mes esa persona tenga ya la información necesaria sobre todos los procesos y procedimientos de la compañía. De esta manera, nos aseguramos que su trabajo se este realizando de manera correcta y con los procesos debidos. Como siempre, es importante hacer un acompañamiento durante ese conocimiento, de manera que al finalizar el semestre esa persona sea lo más autónoma posible.
Trabajo en equipo
Es importante crear un equipo y garantizar que las nuevas incorporaciones se sientan parte de ese equipo. Pensar de qué manera podemos hacer que el equipo crezca, evolucione y se desarrolle gracias a las nuevas incorporaciones. Con el teletrabajo esto todavía es más difícil, pero no olvidéis que hay acciones, espacios o momentos donde de una manera también virtual, se pueden hacer acciones de team building. Fundamentalmente, necesitamos generar un espacio, contar con las herramientas y con la dinámica, pero sobre todo el tener ganas de formar equipo, de divertirnos, de pasarnos bien y de sociabilizar. La herramienta, el por qué al final el cómo es lo de menos, lo importante es hacerlo de manera honesta.
Gamificación
Es una de las herramientas que mejor está funcionando y que está consiguiendo que un proceso tan estructurado como es el onbording, consiga además de ser muy divertido, que las personas participen activamente. La gamificación consiste en establecer estructuras o herramientas, que te permitan hacer lo que habitualmente entregas bajo un formato mucho más lúdico, disfrutando y jugando a través de este proceso. Porque recordad que todos aprendemos desde pequeños jugando, así que ¿por qué no iniciar nuestra etapa laboral jugando?
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